Vaarwel papierberg: volg documenten op via de iClean-app

De schoonmaakprocedures in geclassificeerde ruimtes vallen onder de GMP-regelgeving (Good Manufacturing Practice). De schoonmakers krijgen wekelijks ter controle hun papierenbundel met taken gegenereerd vanuit een planningstool. Ze moeten elke stap opvolgen en ondertekenen. “Dan is het de beurt aan de leidinggevende en de klant om alles handmatig te controleren, vergelijken en tekenen ter bevestiging. Bij sommige klanten spreken we over meer dan duizend pagina’s per week. Dat dit foutgevoelig is, is onvermijdelijk. Dat kan beter!” vertelt Audrey Bortels, Business Development Manager Care Expert Cleaning. Daarom sloegen Care Expert Cleaning en de planningstool SmartWare de handen in elkaar en ontwikkelden ze de iClean-app.

Groeiend aantal gebruikers

In juli 2019 zet Care iClean voor het eerst in. En het aantal klanten die hiermee wil werken groeit. Logisch, want deze automatisatie levert alleen maar voordelen op. De schoonmaker logt in met een eigen code en volgt de taken nauwgezet op. Na bevestiging volgt de volgende opdracht waarbij kleurcodes aanduiden of er iets dringend is. Zo verloopt alles in overeenstemming met de GMP-regelgeving. Ook met de vereisten van de klant houdt het systeem rekening, bijvoorbeeld: een vermelding welk reinigingsmiddel te gebruiken, houdbaarheidsdatum van het product, specifieke veiligheidswaarschuwingen … De leidinggevende en klant kunnen alles in realtime opvolgen.

Foutloos documenteringsysteem

“Het was een hele opdracht om iClean uit te werken”, weet Audrey. “De softwarevalidatie was een complex gegeven, want alles moet volgens de juiste procedures verlopen. Zowel de app als de achterliggende planningssoftware zijn ondertussen GMP-gevalideerd. Het is gelukt, het programma is waterdicht. Fouten maken is onmogelijk. Het grootste voordeel is de verbetering van de kwaliteit van rapporteren.”

Nathalie Kerremans, Teamleider Care Expert Cleaning, ging als eerste met iClean aan de slag bij een klant in sector van de medische technologie. “Een jaar geleden zijn we ermee gestart. De digitale omschakeling verliep heel vlot. Het systeem is eenvoudig en wijst zichzelf uit. De schoonmakers werken nu veel consequenter en het aantal fouten is nihil. Iedereen vindt het een enorme verbetering.”

Minder werkuren

“U kunt zich niet voorstellen hoeveel werk er kruipt in de controle en validatie van de taken van onze schoonmakers”, vertelt Audrey. “Die moeten kloppen zodat de audits vlekkeloos verlopen. De traceerbaarheid van de documenten GDP (Good Documentation Practices) is erg belangrijk voor de correcte opvolging van de GMP. Daarom gingen de papieren door drie paar handen. Dat valt nu weg. Wat in iClean wordt ingevoerd, is gewoon correct.”

Nathalie vult aan: “Voor de klant is het een hele geruststelling. De audits verlopen veel vlotter, want de rapporteringen die we uit iClean halen zijn duidelijk en foutloos.”

Op maat van elk bedrijf

Audrey legt kort de werking van de schoonmaakprocedure uit: “We werken aan de hand van een masterplan waarin alle reinigingstaken zijn opgenomen. De planningstool SmartWare plant deze taken in en wijst ze toe aan een schoonmaker. Tot voor kort printten we alles uit, wat zorgde voor een enorme papierberg. Nu staan alle reinigingstaken allemaal in de iClean-app. Elke vrijdag genereren we de taken vanuit het masterplan in de app. Snel, overzichtelijk en eenvoudig.”

“Het iClean-basisprogramma blijft hetzelfde. Het masterplan en de procedures zijn afhankelijk per bedrijf. We kunnen nog verder aanpassen op maat van de klant. Eenmaal alles correct is ingevoerd, is de iClean-app klaar voor gebruik”, geeft Audrey nog mee.

Alleen maar voordelen

Er valt Nathalie nog iets op aan bedrijven die voor iClean kiezen. “De klanten kiezen de opstart van iClean ook vaak als moment om hun schoonmaakprogramma’s te optimaliseren. Dat zijn dus twee vliegen in een klap. De app is een grote meerwaarde. We zijn erg blij dat we mee op de kar van de digitalisering zijn gesprongen”, vertelt ze.

Met iClean is Care Expert Cleaning een pionier in de schoonmaaksector. Het programma werpt dan ook zijn vruchten af voor de klant én Care Expert Cleaning. De voordelen van het GMP-gevalideerd systeem zijn dan ook legio. Denk aan documenten en data die altijd en overal beschikbaar zijn voor alle partijen. Extra taken toevoegen? Dat kan in enkele klikken. Samengevat in zorgt iClean voor een:

• eenvoudigere toegang tot data
• foutloze documentatiepraktijk
• vermindering van administratie
• GMP-gevalideerd systeem
• hoge betrokkenheid van de medewerkers