Persoonlijk contact met de klant? Onlinemeeting blijft goede aanvulling

Bij Care draait alles rond goed klantencontact. Wat verwachten ze? Waaraan heeft hun bedrijf nood? En welke rol is daarbij weggelegd voor Care? Na een grondige prospectie van de gebouwen zitten we rond de tafel met alle partijen om het dossier te bespreken. Ook onze mensen van operations springen vaak bij hun klanten binnen om de vinger aan de pols te houden. Maar plotsklaps zijn persoonlijke contacten uit den boze.

Nu mensen elkaar niet meer zien, sturen ze mails. Veel mails. Al snel ontploffen de mailboxen. En blijkt dit niet de efficiëntste manier van werken. Grote dossiers bespreken met klanten of prospects is helemaal not done via mail. Daarvoor is de materie simpelweg te gecompliceerd.

Goede voorbereiding en vleugje creativiteit

Care maakt haar klanten warm om over te schakelen op virtuele gesprekken. De ene is daarvoor al meer te vinden dan de andere. Maar nadat de eerste stappen zijn genomen, krijgt iedereen het videochatten onder de knie.

Om een gesprek vlot te laten verlopen zorgen we voor:

• een grondige voorbereiding en planning van het gesprek: de neiging om af te dwalen of onderwerpen te vergeten, blijkt tijdens een onlinegesprek groter
• een moderator die gesprekken vanaf vier personen in goede banen leidt: zo voorkomen we het “zegt u het maar”-fenomeen
• een professionele achtergrond om afleiding te voorkomen

Maar niet alles kan via een videomeeting besproken worden. Om de juiste prijs te bepalen, blijft een prospectie van een bedrijf noodzakelijk. Met de nodige creativiteit is ook daaraan een mouw te passen. Zo kreeg onze collega een virtuele rondleiding in het gebouw … via de telefoon. Van de airconditioning tot de vloeren: elk hoekje en kantje werd in beeld gebracht. Resultaat: ondanks de lichte misselijkheid bezorgde onze collega een correcte offerte aan de klant.

Onlinemeetings bieden voordelen

Onze schoonmakers bleven tijdens de lockdown actief. Maar sinds enkele weken mogen ook medewerkers van andere afdelingen, zoals operations en sales, weer bij bedrijven over de vloer komen. Toch zeggen we Teams nog lang niet vaarwel. De voordelen spreken dan ook voor zich.

• minder verplaatsingen

Als de helft van de meetings online plaatsvindt, dan spaart iedereen verplaatsingen uit. En vermijden we heel wat fileleed.

• snel schakelen

Een videomeeting is snel ingepland. Want een halfuurtje tussendoor prikken, is gemakkelijker dan een persoonlijke meeting organiseren. Daarom gaan we ook sneller over tot een Teams-vergadering en hebben we zo nauwer contact met de klant.

• juiste persoon op de juiste plaats

Een vraag voor bijvoorbeeld de facturatiedienst of de interne calculator? Vroeger speelde de contactpersoon van de klant deze door. Het antwoord liet dan soms een paar dagen op zich wachten. Nu zetten we de juiste partijen rond de virtuele tafel én krijgt de klant snel antwoord.

Communicatie op maat

Voor een meeting even over koetjes en kalfjes praten, elkaars lichaamstaal lezen en zorgen dat de aandacht niet afdwaalt, … met een onlinemeeting is dat niet zo evident. Dankzij de nodige voorzorgen is vergaderen in real life uiteraard mogelijk. Maar of de klant nu een voorkeur heeft voor een on- of offlinemeeting, net zoals onze diensten zorgen wij voor communicatie op maat.

Conclusie: virtueel vergaderen speelt een belangrijke rol in de hedendaagse communicatie. Maar geven we de voorkeur aan persoonlijk contact? Absoluut! Net als u kijken we reikhalzend uit naar betere tijden waarbij online gesprekken vooral een extra communicatiemiddel wordt.