Uitbesteding van schoonmaak: hoe verloopt het proces?
Nieuwe klanten kunnen op verschillende manieren tot bij Care komen. Ofwel is dit op vraag van de prospect ofwel leggen wij het telefonisch contact. Daarna verloopt het proces altijd op dezelfde manier.
Hoe dan ook is de eerste stap een afspraak met de Sales advisor van de regio. In tijden van Corona gebeurt dat uiteraard met mondmasker en op 1.5 meter afstand. De lokalen worden geanalyseerd op vlak van grootte, materialen en aard van de ruimte (sanitair, kantoor, keuken, vergaderzaal, lift, …). Op basis hiervan volgt een offerte op maat, die ook rekening houdt met de bezettingsgraad, het moment van poetsen, eventueel een locatie met grotere vervuiling, looptijd tussen de verschillende gebouwen, … Wij vinden het belangrijk om dit meteen te bespreken met onze afdeling operations voor de praktische uitvoering.
Eens de offerte klaar is, dan overleggen we deze met de prospect. Dit gesprek kan de basis zijn voor enkele aanpassingen. Vanaf het moment van gunning begint het proces waarbij sales en uitvoering nauw samenwerken. Er wordt een overdrachtsdossier gemaakt met alle informatie: aantal uren, aantal medewerkers, het werkprogramma, is er een alarm, zijn er badges nodig, wat zijn de regels van de klant, … De twee afdelingen gaan samen bij de nieuwe klant om het logboek toe te lichten en de Teamleider voor te stellen. Daarna komt de Sales Advisor enkel bij uitbreidingen of wijzigingen nog langs.
Hoe lang duurt een opstart?
De ideale opstarttijd is 4 weken. We moeten alles praktisch in orde brengen: materialen en personeel. We verzamelen een schoonmaakteam om de werken uit te voeren. Soms is dat uit het bestaand team en soms moeten we nieuwe mensen aannemen. Voor grotere klanten is er een implementatieplan met risico-analyses e.d., dit neemt meer tijd in beslag.
Wat met de overname van personeel?
Als de klant de samenwerking met een vorig poetsbedrijf stopt om met Care te gaan samenwerken, dan zijn er bepaalde regels rond de overname van het personeel. In de schoonmaaksector ben je namelijk verplicht om de medewerkers die op dat moment bij de klant poetsen contractueel over te nemen. Uiteraard zijn daar voorwaarden aan verbonden rond het aantal mensen, hun anciënniteit en dat het contract op dat specifiek pand moet opgesteld zijn. Zelfs als het gaat over bijvoorbeeld een failliet schoonmaakbedrijf, dan neemt Care soms ook die medewerkers over.
Het overnemen van personeel kan handig zijn omdat zij de klant al kennen. De kwaliteit van werken is meestal wel in orde, maar vaak is de begeleiding minder. Nieuwe medewerkers of mensen die overgenomen zijn, worden allemaal uitgenodigd bij Care en krijgen een training rond technieken en materialen.
Met wie kom ik in contact als klant?
Care is een bedrijf met een beperkt aantal lagen. Als klant ontmoet je eerst een Sales Advisor en wanneer het contract opstart zie je de schoonmaker(s) en de Teamleider het vaakste. Voor bepaalde besprekingen zullen de District Manager of Operationeel Manager mee aan tafel zitten. Af en toe komt de preventieadviseur of kwaliteitsmedewerker langs voor een controle. Als er meer diensten worden afgenomen naast de reguliere schoonmaak, bijvoorbeeld glaswas of tapijtreiniging, dan zie je onze zusterbedrijven of andere partners aan het werk.
Bespreking plannen en calculatie
Wij laten onze medewerkers liefst overdag poetsen omdat dit een aantal voordelen heeft. Ten eerste is dit beter voor het milieu. Er is minder verlichting en verwarming nodig als je overdag schoonmaakt in plaats van voor of na de kantooruren. Een tweede voordeel is het contact met de schoonmaker. Het wederzijds respect dat hieruit voortvloeit is enorm: de schoonmaker is niet meer anoniem en daar doe je als kantoormedewerker ook beter je best voor. En vice versa leert de schoonmaker ook de kantoormedewerkers en hun wensen kennen. Tot slot willen wij graag een goede work-life balans voor onze eigen medewerkers. Als zij eerst de kinderen naar school kunnen brengen en dan starten met werken, is dat veel fijner dan van 6 tot 10 uur ’s morgens werken bijvoorbeeld.
